Afiyetle Yemek | Yemek

E-posta Denizinde Boğulmak! – Karışıklık Faktörü ile Başa Çıkma İpuçları

/
/
/
5 Views

Her büyüklükteki şirketteki birçok yönetici, E-Posta yoluyla gelen iletişim bolluğuyla boğuşuyor ve şimdi oyundaki birleşik iletişim ile sesli mesajlarımızı, fakslarımızı ve diğer iletişimlerimizi e-posta uygulamalarımıza almaya başlıyoruz.

Karmaşa Faktörü’nü yönetmede akıl sağlığınıza yardımcı olmak için ne yapılabilir? Dağınıklık faktörü, E-posta Gelen Kutunuzdur. Dur ve hemen bak! Gelen kutunuzda 3000’den fazla mesaj var mı? Bir tedarikçi veya müşteri ile bu kadar büyük bir anlaşmayı kazanmanızı sağlayacak önemli yazışmaları nerede bulacağınızı bilmiyor musunuz?

Yardım orada. Birçok şirket, günlük e-postaları için Microsoft ürün serisini kullanır. Microsoft Outlook 2003, tüm iletişimlerinizi yönetmede güçlü bir araçtır. Microsoft Exchange 2003 ile birleştiğinde, bugün işletmeler artık tüm iletişimleri için eksiksiz bir çözüme ve ayrıca e-postayı etkili bir şekilde yönetmek için kaynaklara sahip.

oMicrosoft Outlook Kural Sihirbazı, E-postanızı yönetmenin ve iletileri daha sonra veya hiçbir zaman gözden geçirebilmeniz için belirli bir klasöre veya konuma yönlendirmenin harika bir yoludur. Outlook’umu, CC’lenmiş tüm iletilerim belirli bir klasöre yönlendirilecek şekilde ayarladım, böylece bu iletileri filtreleyebilir ve doğrudan bana gönderilen iletilere konsantre olmama izin verebilirim.

o Bayraklar, Microsoft Outlook 2003 uygulamasındaki bir başka harika kaynaktır. Bayraklar, birçok farklı kriter kullanılarak Outlook içinde ayarlanabilir. Acil öğelerim için kırmızı, çok acil olmayan ancak yine de önemli olanlarım için sarı ve acil olmayan e-postalar için yeşil gibi bayraklar kullanıyorum. Gelen kutunuzu bayraklarla sıraladığınızda, işaretlenmemiş mesajlar geldiklerinde yine de Veri / Zaman’a göre sıralanır.

oSpam posta, ne kadar büyük veya küçük olursanız olun, tüm kuruluşlar için büyük bir sorundur. Son kullanıcının kendi spam ayarınızı yönetmesine ve bunu yapması için sistem yöneticinize güvenmemenize olanak tanıyan bir SPAM çözümüne yatırım yapmanızı öneririm. IT Matters, SPAM e-postalarının bolluğunu yönetmede her büyüklükteki kuruluşa yardımcı olmak için SonicWALL’dan çözümler önerir. SPAM yönetimi ile ilgili en önemli alan, SPAM mesajlarını posta kutunuza teslim etmeyen bir çözüme yatırım yapmaktır. Piyasadaki en iyi çözümler, SPAM’inizi yönetmek için kullanabileceğiniz günlük tek bir e-posta gönderecektir. Bu, siz ve tüm ekibiniz için zamandan ve üretkenlikten tasarruf etmenizi sağlar.

o Yönetici Asistanınızı kullanın – eğer sahip olacak kadar şanslıysanız! Bu kişi, toplantılar, bilgiler ve diğer genel bilgilerle ilgili genel sorularınıza yanıt verebilir. Bu, ciddi iş e-postasına odaklanmanıza ve zamanınızın çoğunu tüketen diğerlerini teslim etmenize olanak tanır.

o İşletmenizin nasıl çalıştığına dair mantıklı bir yaklaşım kullanarak mesajlarınızı dosyalayın. Örneğin, satışta çalışıyorsanız, mesajlarınızı Yıl, Ay, Müşteri ve Teklife göre dosyalamak isteyebilirsiniz. Bu şekilde, bir müşteriden mesaj aldığınızda, onu daha sonra nerede bulacağınızı bilirsiniz. Bu, bu kritik müşteriyi veya diğer bilgileri bulurken size zaman kazandıracaktır. Windows Vista ve Office 2007’deki yeni Microsoft Arama Aracı, Outlook’unuzda arama yapmayı daha da iyi hale getirecek.

o Önemli mesajların bir kopyasını iş arkadaşlarınıza, müşterilerinize ve diğer alıcılara kendinize gönderin. Bu şekilde, e-postanızın bir kopyasına sahip olursunuz ve gönderdiğiniz öğelerinize bakmak zorunda kalmadan dosyalayabilirsiniz. Gönderdiğiniz öğelerle ilgili olarak, bunları her ay farklı bir klasöre dosyalayın, böylece yolun ilerleyen saatlerinde birisi size “Evet, bunu bana Mayıs ayında gönderdiniz” dediğinde o önemli bilgiyi bulabilirsiniz. Artık onu kolayca bulabilirsiniz.

Bunlar, dağınıklık faktörü ile baş etmeme yardımcı olmak için kullandığım bazı temel ipuçları. E-posta karmaşası, herhangi bir yönetici, iş adamı veya satış temsilcisi için muazzam miktarda stres yaratır. Elektronik postanızı yönetmek sizi daha etkili hale getirecek ve üretkenliğinizi anında artıracaktır. Sahil şeridi görüşünüzü engelleyen tüm bu dağınıklığın içinde boğulmayı bırakın.

Leave a Comment

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This div height required for enabling the sticky sidebar
Copyright at 2021. All Rights Reserved
Ad Clicks : Ad Views : Ad Clicks : Ad Views : Ad Clicks : Ad Views : Ad Clicks : Ad Views : Ad Clicks : Ad Views : Ad Clicks : Ad Views :